Términos y condiciones
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. le da la bienvenida.
1. Condiciones Persona Usuaria: Para acceder, iniciar sesión, registrarse o enrolarse y realizar trámites y/o recibir servicios en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. , usted tiene que haber cumplido 18 años y gozar de capacidad de ejercicio de sus derechos y atribuciones de ciudadanía. Usted no tiene permitido acceder a la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. y realizar trámites y/o recibir servicios si es menor de edad y/o no goza de capacidad de ejercicio de sus derechos. Si es mayor de edad y goza de capacidad de ejercicio de sus derechos y atribuciones de ciudadanía es importante que usted lea detalladamente y con atención los términos y condiciones antes de hacer uso de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. ; ya que los mismos, están sujetos a las consideraciones legales, técnicas y de confidencialidad que más adelante se estipulan. Al acceder, registrase o enrolarse y realizar trámites y/o recibir servicios en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. usted reconoce que ha leído, entendido y se obliga a cumplir todos los términos y condiciones, políticas, directrices y normatividad legal vigente aplicable. Si no acepta, le sugerimos se abstenga de acceder, registrase o enrolarse y realizar trámites o recibir servicios en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
Aceptación de términos La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. presume que cuando la Persona Usuaria accede, se registra o enrola, se identifica, auténtica y realiza trámites y/o recibe servicios, lo hace de manera libre y bajo su total responsabilidad y que; por lo tanto, ha leído y se rige por los Términos y condiciones y Políticas de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. , los cuales se consideran conocidos y aceptados por la Persona Usuaria y que; igualmente, aprueba que sus datos personales sean tratados conforme con la Política de Protección de Datos Personales de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
La aceptación de los presentes Términos y condiciones y Políticas de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. , por parte de la Persona Usuaria, tendrá lugar cuando:
- Accede.
- Inicie sesión
- Se enrole o registre.
- Suministre datos en los formularios de registro.
- Agende citas para atención virtual.
- Emplee mecanismos de aceptación de seguridad o de acceso.
- Apruebe el tratamiento de los datos personales y privacidad de la información.
- Consulte cualquier información o contenido incorporado en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
- Con el fin de realizar trámites y/o recibir servicios, declare que los datos de identificación personal ingresados son veraces.
- Hace uso de firmas electrónicas.
- Transfiere información, mensajes de datos, declaraciones, documentos y/o contenidos.
- Realice trámites.
- Utilice cualquiera de los servicios que se proveen.
- Firme electrónicamente mensajes de datos, declaraciones y/o documentos.
- Cargue y envíe mensajes de datos, declaraciones y/o documentos para ejecución de trámites.
- Presente PQRSD.
2. Definiciones Acto Notarial Electrónico: Es la actuación que lleva a cabo el Notario/Notaria a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.
Acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica: Acuerdo de voluntades mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos, firmar electrónicamente o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos.
Autenticidad: Es el atributo generado en un mensaje de datos cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, emitido, firmado o cuando existe certeza respecto de la persona a quien se atribuye el mensaje de datos. Para que un documento electrónico se tenga como auténtico, se deben documentar e implementar procedimientos de seguridad y control durante todas las etapas del ciclo de vida de este para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo o cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas, así como la protección de los medios de almacenamiento y la tecnología.
CUANDI: Es el código único de acto notarial digital, el cual garantizará una codificación única para los actos notariales que se generen de manera digital o electrónicamente a fin de salvaguardar la seguridad y trazabilidad de los documentos.
Datos de creación de la firma electrónica: nombres, apellidos, número de identificación, dirección correo electrónico, celular, códigos, contraseñas, datos biométricos, claves criptográficas privadas y demás.
Derechos de propiedad intelectual: tiene que ver con nombres de dominio, saber-hacer, logos, diseños, marcas, licencias, nombres comerciales, insignias, lemas, estandartes, secretos empresariales, derecho de autor, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad.
Desmaterialización: Es la conversión de un documento físico a un documento de soporte electrónico o digital.
Digitalización: El término “digitalización” se asocia con el de desmaterialización, entendida ésta como “el proceso por medio del cual un documento de papel o en cualquier otro formato análogo es transformado a un formato digital’. Podemos entender en sentido lato la desmaterialización, como un método por el cual la información contenida en un medio físico de lectura analógica es convertida por medios electrónicos o similares (particularmente a través del uso del lenguaje binario) a un formato electrónico, de manera que la información así reproducida sólo puede ser accesible por intermedio de un dispositivo computacional o similar.
Documento electrónico: Es un mensaje de datos que contiene un carácter comunicativo u obligacional que firmado por los firmantes electrónicos adquiere la característica de manifestar la autonomía de la voluntad privada del firmante como aceptación y no repudio respecto del contenido del documento electrónico.
Documento electrónico transferible: Es un mensaje de datos que incorpora derechos económicos susceptibles de ser transferidos de forma electrónica.
Enrolamiento: Es el registro que hace la persona usuaria del servicio público notarial en la herramienta que la notaría pone a disposición para la prestación de servicios notariales por medios electrónicos, en la forma prevista en los Anexos Técnicos expedidos por la Superintendencia de Notariado y Registro, la cual se deberá ajustar a las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias, conforme los lineamientos del Decreto 620 de 2020.
Escritura pública electrónica: Es la escritura pública que nace como mensaje de datos garantizando la autenticidad, disponibilidad e integridad del documento, de conformidad con la Ley 527 de 1999, además debe cumplir las normas sustanciales relativas a las diferentes actuaciones notariales que ella contiene y de los preceptos de derecho notarial, conforme al Decreto-ley 960 de 1970 y demás normas concordantes. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Factores de autenticación del firmante: datos biométricos, contraseñas, códigos, claves, o claves criptográficas privadas, respecto de un documento electrónico.
Factores de identificación del firmante: medios de reconocimiento de identidad que suministra la Persona Usuaria, tales como correos electrónicos, números de celulares y acceso a la dirección IP, para crear una firma electrónica.
Fiabilidad: Es la capacidad de un documento para asegurar que su contenido es una representación completa, fidedigna y precisa de las operaciones, las actividades, los hechos que testimonia o se puede establecer, declarar o sostener el acto o hecho del que es relativo, determinando la competencia del autor y examinando tanto la completitud en la forma del documento como el nivel de control ejercido durante su proceso de producción.
Firma digital: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje de datos inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
Firma electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Firmante: Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa.
Indexación de documento: Es el proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información del archivo del Notario/Notaria; índice que permitirá facilitar la búsqueda en la selección del documento.
Integridad: Es la condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición autorizada de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación.
Materialización: Es la conversión de un documento de soporte electrónico o digital a un documento físico.
Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
Persona Usuaria: Es la persona que accede, navega, se registra, realiza trámites y recibe servicios de Notaría en Línea.
Trámite: Conjunto de requisitos, pasos o acciones reguladas por el Estado, dentro de un proceso misional, que debe efectuar la ciudadanía, personas usuarias o grupos de interés ante una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación, prevista o autorizada en la ley.
Alcance de prestación de servicios notariales a través de medios electrónicos en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C.
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. garantiza la prestación de servicios notariales no presenciales a través de la utilización de medios electrónicos.
Para que la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. garantice la ejecución del trámite o prestación del servicio, la Persona Usuaria deberá registrarse en la notaría correspondiente al círculo notarial de su domicilio y realizar de forma adecuada todos los pasos que el trámite y/o servicio requiere.
Para realizar trámites y recibir servicios. La Persona Usuaria deberá:
Aceptar los términos y condiciones.
Aceptar la Autorización de Tratamiento de Datos Personales – ATDP y Política de Seguridad de la información.
Diligenciar el formulario con la información requerida para registrarse o enrolarse.
Crear contraseña segura.
Confirmar correo electrónico.
Confirmar número de celular.
Solicitar verificación de identidad. Este proceso se hace de forma presencial en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. o solicitando a la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. un servicio a domicilio.
Seleccionar trámite a realizar.
Cumplir con los requisitos que exige el trámite.
Suministrar o transferir información, mensajes de datos, declaraciones y/o cargar los documentos en los formatos requeridos.
Se realiza control de legalidad por parte de la $notaría.
Realizar el pago correspondiente al trámite.
El Notario/Notaria solicita a la Persona Usuaria firmar electrónicamente la información, mensajes de datos, declaraciones y/o documentos.
El Notario/Notaria autoriza el trámite y/o servicio.
Derechos y deberes de la Persona Usuaria para prestación de servicios notariales a través de medios electrónicos
A través de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. la Persona Usuaria puede registrarse o enrolarse; suministrar o transferir información, mensajes de datos, declaraciones y/o cargar documentos; hacer el pago de la tarifa correspondiente; realizar trámites y/o recibir servicios y firmar documentos electrónicos sin que, por ello, la Persona Usuaria adquiera derecho de licencia de uso del software utilizado por la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. , de sus logos, marcas, códigos fuente, sistemas o cualquier otro producto o herramienta tecnológica. La información del software y demás funcionalidades de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. cuentan con derechos de autor y son totalmente confidenciales y privados.
La Persona Usuaria es la única responsable de la veracidad de los mensajes de datos, declaraciones, documentos y contenidos que transfiere y/o firma. La Persona Usuaria tiene la total responsabilidad de la seguridad; por lo cual, debe mantener protegida, de forma personal e intransferible, confidencial y controlada el usuario, contraseña, correo electrónico, celular o cualquier mecanismo utilizado para realizar trámites y recibir servicios a través de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
La Persona Usuaria deberá proporcionar las máximas condiciones de seguridad para consultar la información y realizar trámites o solicitar servicios, verificando los procesos, procedimientos informáticos y las buenas prácticas del manejo de la información, con el fin de evitar los riesgos por pérdida, destrucción, alteración o uso no autorizado y/o fraudulento de la información.
La Persona Usuaria deberá abstenerse de ceder o publicar los datos personales utilizados para la realización de trámites notariales por medios electrónicos y deberá informar, inmediatamente, a la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. acerca de cualquier circunstancia que amenace o vulnere la información o sobre cualquier perturbación que altere el desarrollo normal de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
La Persona Usuaria deberá realizar el pago total correspondiente al trámite o servicio notarial solicitado por medios electrónicos y deberá hacerlo a través de los canales dispuestos por la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. . Los pagos realizados por medios no autorizados por la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. no serán reconocidos para la ejecución del trámite o servicio notarial solicitado.
Cuando la Persona Usuaria acepta los términos y condiciones de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. , declara que la información y mecanismos que suministra para registrarse o enrolarse, transferir mensajes de datos, declaraciones, contenidos y/o documentos, hacer el pago correspondiente, realizar trámites y/o recibir servicios y firmar documentos electrónicos se consideran totalmente ciertos y que cumplen con los requisitos, términos y condiciones estipulados por la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. y la normatividad vigente; por lo tanto, la presunción de autenticidad para efectos legales se determina con la aceptación de estos términos y condiciones.
Límites de uso y responsabilidad
La Persona Usuaria es la absoluta responsable del uso que haga en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. ; por lo tanto, la Persona Usuaria exime a la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. de cualquier responsabilidad ante procesos que adelanten autoridades administrativas y/o judiciales por hechos ilícitos. La Persona Usuaria exonera siempre de toda responsabilidad a la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. por actos ilícitos o fraudulentos que se realicen empleando firmas electrónicas en mensajes de datos, declaraciones, contenidos y/o documentos, pagos, trámites o servicios notariales.
La Persona Usuaria se abstendrá de cometer actos fraudulentos como interceptación de comunicaciones; suplantación de identidad; falsedad en mensajes de datos, declaraciones, documentos o contenidos; fraudes en pagos digitales; daños o ataques informáticos; acoso, difamación, chantaje o vulneración a personas, infracciones a derechos de autor o revelación de secretos intentos de vulneración, ataques o poner en riesgo cualquier elemento, herramienta, sistema, aplicación plataforma o infraestructura tecnológica de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
Si a través de información pública y/o privada, la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. establece por medio de prueba idónea que la Persona Usuaria realiza acciones ilícitas con el propósito de hacer fraude en pagos digitales; suplantar identidad; transferir o difundir falsos mensajes de datos, declaraciones, documentos o contenidos; amenazar, vulnerar o poner en riesgo de daño eventual económico, patrimonial, moral, de reputación o de cualquier naturaleza a la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. o a terceras personas, se le podrá suspender el acceso, registro o enrolamiento y realización de trámites o servicios notariales.
La Persona Usuaria será responsable por uso indebido, anormal e ilegal que hiciere del usuario, contraseña, correos, celulares, contenidos, información, acceso, registro, mensajes de datos, declaraciones, documentos, pagos, trámites o cualquier servicio o mecanismo utilizado en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. . La Persona Usuaria no podrá directa o indirectamente y por ninguna circunstancia modificar o transformar la información, contenidos, texto, software o códigos fuente de los elementos, productos, trámites y servicios suministrados por las herramientas tecnológicas de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
La Persona Usuaria deberá responder civil y penalmente por daños y perjuicios de cualquier naturaleza a la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. o a terceras personas afectadas de forma directa o indirecta, como consecuencia del incumplimiento en parte o total de las obligaciones derivadas de los Términos y condiciones establecidos en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. y demás normas legales vigentes y relacionadas con portales web, servicios en línea y/o métodos, sistemas o herramientas tecnológicas.
Política de derechos de autor y/o autorización de uso sobre información, elementos o herramientas tecnológicas
Toda la información, elementos y herramientas tecnológicas incluidas en la $notaría sin limitación alguna como nombres de dominio, gráficas, texto, bases de datos, logos, imágenes, programas de computador, marcas, símbolos, software, códigos fuente, nombres comerciales, modelos de utilidad, diseños industriales y demás, o son de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. o, en este caso, su propiedad es de terceros que autorizaron el uso de estos en el Portal Web de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. y están protegidos por las leyes colombianas, convenios internacionales sobre propiedad intelectual, derechos de autor y está prohibido su uso contrario a la ley.
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Privacidad
La información personal es aquella suministrada por la Persona Usuaria para iniciar sesión, registrarse o enrolarse, transferir mensajes de datos, declaraciones, documentos o contenidos, hacer pagos, realizar trámites o recibir servicios, la cual incluye datos como nombres, apellidos, identificación, edad, género, estado civil, dirección, correo electrónico, números de celular, datos biométricos, entre otros.
El almacenamiento, y uso de la información personal se rige por la Política de Tratamientos de Datos Personales y Privacidad de la Información. La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. se obliga a conservar, mantener y manejar toda la información que reciban, que no sea pública, de manera estrictamente confidencial y conforme con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Ley de Habeas Data y aquellas que las complementen, modifiquen o sustituyan.
En consecuencia, la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. tomará las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros por ninguna circunstancia y se obliga a no utilizarla para ningún objeto diferente que para adelantar las tareas que se deriven estrictamente del cumplimiento de la prestación de servicios notariales por medios electrónicos y solo entregará dicha información por autorización expresa de la Persona Usuaria, por orden judicial y/o de conformidad con lo estipulado por la normatividad vigente en Colombia.
Política de Seguridad de la Información
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. ha establecido medidas de seguridad de la información en los elementos, procesos, trámites, servicios, sistemas de información, herramientas y en su infraestructura tecnológica para preservar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y privacidad de los datos y la información que se administran con el fin de proporcionar confiabilidad y seguridad.
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. implementa las medidas necesarias para análisis de riesgos de seguridad digital, con el fin de mitigar los riesgos como el protocolo HTTPS que brinda seguridad en el uso de las herramientas, para la prestación de trámites y servicios notariales a través de medios tecnológicos. Sin embargo, la Persona Usuaria debe tomar todas las precauciones para evitar riesgos y amenazas informáticas, código informático malicioso, virus informáticos o cualquier otro peligro que pueda dañar los dispositivos tecnológicos o poner en riesgo las herramientas e infraestructura de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. recomienda a la Persona Usuaria consultar las guías, información y consejos de ciberseguridad de portales seguros del gobierno, los cuales presentan las instrucciones e indicaciones para estar más protegidos. La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. no son responsables bajo ningún concepto ni tiempo por cualquier tipo de falla en medidas de seguridad fuera de nuestro control, caso fortuito o fuerza mayor.
Disponibilidad y modificaciones a estos Términos y condiciones
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. implementa los mayores métodos, acciones y capacidad en atención y resolución de incidentes, con el fin de garantizar la disponibilidad y continuidad de las herramientas tecnológicas para la prestación de trámites y servicios notariales; sin embargo, la Persona Usuaria reconoce que estas, también, depende de otras fuentes públicas y privadas y del nivel de respuesta y disponibilidad que se obtenga de parte de terceros, como es el caso de fuentes de energía, internet, etc.
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. por ninguna circunstancia responderán por interrupciones, atrasos, errores, fallas técnicas o por la no-disponibilidad o falla en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. ; ni frente a la Persona Usuaria o terceras personas por ningún perjuicio directo o indirecto que se derive de tales hechos.
La Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. se reserva el derecho de modificar estos Términos y condiciones en el momento que determinen necesario. La Persona Usuaria es responsable de revisar y leer estos términos periódicamente y declara que su utilización continuada, incluso después de que se presenten cambios o modificaciones, constituyen la aceptación de los nuevos Términos y condiciones. Si la Persona Usuaria no acepta estos o futuros Términos y condiciones le sugerimos se abstenga de acceder, registrase o enrolarse, realizar pagos y realizar trámites o recibir servicios en la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
Ley aplicable y jurisdicción
Los Términos y condiciones de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. se rigen por la normatividad vigente en la república de Colombia en los aspectos que no estén expresamente regulados en ellos y en caso de que alguna disposición pierda validez o fuerza obligatoria, las demás las conservarán y generarán sus efectos y carácter vinculante.
La Persona Usuaria no podrá alegar ante la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. o ante una autoridad judicial o administrativa, la aplicación de condiciones, convenios o estipulaciones que no estén expresamente incorporados en estos Términos y condiciones. Cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá a los jueces de la República de Colombia.
Incorporación por remisión
Conforme con el artículo 44 de la Ley 527 de 1999, la Persona Usuaria acepta los Términos y condiciones de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. y reconoce que estos se incorporan por remisión a la Política de Privacidad; por lo tanto, serán jurídicamente válidos como si hubieran sido incorporados en su totalidad en el mensaje de datos.
Contáctenos
En caso de que la Persona Usuaria desee presentar PQRSD relacionadas con la prestación de servicios notariales por medios electrónicos, las puede realizar a través del enlace de PQRSD del Portal Web de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
Al dar clic en el botón ¨acepto¨ apruebo y me obligo con los Términos y condiciones de la Notaría 72 del Círculo de Bogotá D.C. .
Términos y condiciones actualizados el 15 de marzo de 2021
